Starten met ondernemen: 12 fiscale zaken om op te letten

Afgelopen maand gingen 21.797 bedrijven van start: ruim 27 procent meer dan in dezelfde maand een jaar eerder, blijkt uit cijfers van de Kamer van Koophandel. Deze cijfers kunnen wat geflatteerd zijn, omdat we vorig jaar nog middenin de coronacrisis zaten. Maar ook de huidige krapte op de arbeidsmarkt speelt een rol: er is op dit moment werk genoeg voor veel zzp’ers om de sprong naar het zelfstandig ondernemerschap te wagen.

Als je voor jezelf begint, krijg je ook te maken met een woud aan fiscale regels. We zetten de belangrijkste voor je op een rij.

1. Eenmanszaak of bv?

Elk bedrijf moet verplicht worden ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK). Om dit te kunnen doen, moet je weten welke rechtsvorm je bedrijf krijgt.

Er zijn veel verschillende smaken, waaronder een eenmanszaak, besloten vennootschap (BV), vennootschap onder firma (VOF), commanditaire vennootschap en naamloze vennootschap (NV). De keuze die je maakt heeft gevolgen voor je financiële aansprakelijkheid en het soort belastingen dat je moet betalen.

De meeste startende ondernemers kiezen voor een eenmanszaak. Die is eenvoudig op te richten. Je hoeft niet naar de notaris. Een inschrijving bij de KvK volstaat.

Je moet over je verdiensten inkomstenbelasting betalen, maar kan ook gebruik maken van diverse aftrekposten (zie verderop). Een nadeel is wel dat er geen onderscheid wordt gemaakt tussen jouw privé- en zakelijke vermogen. Mocht je schulden krijgen, dan kunnen schuldeisers beslag leggen op je persoonlijke bezittingen; zelfs je huis.

Dit risico loop je niet als je kiest voor een BV. Maar 100 procent beschermd ben je niet: mochten de schulden het gevolg zijn van wanbeleid, dan kun je alsnog aansprakelijk worden gesteld.

Met een BV is de belastingheffing een stuk ingewikkelder. De BV is vennootschapsbelasting verschuldigd over de winst en eventuele dividendbelasting over de winstuitkering. Daarnaast betaal jij als directeur-grootaandeelhouder inkomstenbelasting over je fiscaal minimale loon en het uitgekeerde dividend. Een ander nadeel is dat voor de oprichting een notariële akte nodig is.

Welke rechtsvorm voor jou fiscaal het meest interessant is, hangt onder andere af van de hoogte van je winst. Laat je hier vooraf goed over informeren. Neem in je besluit ook de verhoging van de vennootschapsbelasting in 2023 mee, die met Prinsjesdag is aangekondigd.

Lees ook: Prinsjesdag 2022: 7 fiscale maatregelen voor ondernemers

2. Maak gebruik van aftrekposten

Het ondernemerschap brengt niet alleen lasten met zich mee, maar ook fiscale voordelen. Denk bijvoorbeeld aan de mkb-winstvrijstelling, waarbij je 14 procent in mindering mag brengen op je winst, na aftrek van de ondernemersaftrek.

Lees ook: Startende ondernemers en zzp’ers lopen regelmatig belastingvoordeel mis: 5 dingen die je nu al kunt doen om geen aftrekposten te missen

Ook interessant is de zelfstandigenaftrek: een vast bedrag dat je op je winst in mindering mag brengen. Dit jaar gaat het om 6.310 euro, die je tegen maximaal 40 procent mag aftrekken. Deze aftrek wordt de komende jaren versneld afgebouwd, maar is nog altijd aanlokkelijk.

Startende ondernemers kunnen gebruik maken van de startersaftrek, die dit jaar 2.123 euro bedraagt. Hier mag je in de eerste vijf jaar na de start van je onderneming drie keer gebruik van maken.

Werkt je fiscaal partner mee in je bedrijf, dan heb je misschien recht op meewerkaftrek. De hoogte hiervan hangt af van het aantal uren dat je partner meewerkt.

3. Houd je uren bij

Om voor de bovenstaande aftrekposten (met uitzondering van de mkb-winstvrijstelling) in aanmerking te komen moet je wel aan enkele eisen voldoen. Je moet:

• door de Belastingdienst zijn aangemerkt als ondernemer
• winst uit onderneming hebben en
• voldoen aan het zogeheten urencriterium.

Dit laatste houdt in dat je minimaal 1.225 uren per jaar aan je bedrijf moet besteden en meer tijd kwijt moet zijn aan je bedrijf dan aan andere werkzaamheden (zoals werk in loondienst). Dit komt neer op ongeveer drie dagen per week.

Dit criterium geldt voor een heel kalenderjaar. Het maakt niet uit wanneer je je bedrijf bent gestart. Begin je in oktober, dan zul je in 2022 toch die volledige 1.225 uur in je bedrijf moeten hebben gestoken om voor bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek in aanmerking te komen.

Je mag wel alle uren die je aan het ondernemerschap besteedt meetellen, dus niet alleen de uren die je factureert. Denk bijvoorbeeld aan de tijd voor het opzetten van je administratie, versturen van rekeningen, volgen van een cursus, schrijven van een ondernemingsplan, werven van klanten of bouwen van je website.

Je moet de uren wel kunnen verantwoorden, mocht de fiscus daar vragen over stellen. Houd ze dus goed bij, in je agenda of een excel-sheet, al vanaf het prille begin.

4. Bewaar alle bonnetjes, want die kosten kun je misschien aftrekken

Daarnaast mag je zakelijke kosten aftrekken van je omzet in de inkomstenbelasting. In dit artikel lees je hier meer over.

Wil je een bedrijf starten, maak er dan een gewoonte van om alle bonnetjes in een map te stoppen, zodat je geen aftrekposten misloopt.

5. Ben ik eigenlijk wel ondernemer?

Je komt alleen voor aftrekposten in aanmerking als je door de Belastingdienst bent erkend als ondernemer. Dit hangt af van verschillende factoren, zoals de vrijheid om zelf te bepalen hoe je je werk doet, de manier waarop je je naar de buitenwereld presenteert, het aantal verschillende opdrachtgevers en de risico's die je loopt. De Belastingdienst wil dit weten om schijnzelfstandigheid te voorkomen.

Op de website van de Belastingdienst kun je checken of jouw inkomsten kunnen worden opgegeven als winst uit onderneming.

6. Denk goed na over de fiscale oudedagreserve

Als ondernemer mag je belastingvrij een deel van je winst reserveren voor je pensioen: de oudedagreserve (FOR). In 2022 is dat 9,44 procent, met een maximum van 9.632 euro.

Dat klinkt aanlokkelijk, maar dit is slechts uitstel van belastingbetaling. Je moet over dit bedrag op een later moment alsnog afrekenen met de fiscus. Daar gaan veel ondernemers de mist mee in: ze hebben het geld al uitgegeven als de Belastingdienst met de pet rondgaat, en kijken vervolgens aan tegen een enorme belastingschuld.

Als je van deze regeling gebruik wil maken, zorg er dan voor dat je ook daadwerkelijk geld opzij legt. En check of het voor jou wel voordelig is. Let bovendien op: het kabinet de opbouw van pensioen via de oudedagsreserve vanaf 1 januari 2023 afschaffen.

Ook voor de FOR geldt het urencriterium.

7. Dit moet je betalen: inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering

Wie denkt alleen via de premie van de zorgverzekeraar bij te dragen aan de zorgkosten, heeft het mis. De Belastingdienst brengt ook een inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekering in rekening. Deze bedraagt 5,5 procent van de belastbare winst van jouw bedrijf.

Bij werknemers wordt dit op het loon ingehouden.

8. Verdiep je in de omzetbelasting

Verkoop je goederen of diensten die met btw zijn belast, dan heb je ook te maken met omzetbelasting. Je moet dan btw heffen en deze afdragen aan de Belastingdienst. Hiervan mag je wel de btw over kosten die je voor je bedrijf maakt aftrekken, als voorbelasting. Meestal moet je elk kwartaal aangifte doen.

Zoek goed uit onder welk tarief jouw werkzaamheden vallen, want er zijn drie tarieven: 21 procent, 9 procent en 0 procent. Sommige beroepen zijn vrijgesteld van btw, zoals tandartsen, fysiotherapeuten, journalisten en kinderopvangorganisaties. Maar deze ondernemers mogen ook geen betaalde btw aftrekken.

Ben je btw-plichtig, dan stuurt de Belastingdienst je een btw-identificatienummer en omzetbelastingnummer toe. Het eerste nummer moet je op al je facturen en offertes zetten.

9. Kleine ondernemer? Check of vrijstelling van btw voor jou interessant is

Heb je een omzet (exclusief btw) van minder dan 20.000 euro, dan kun je de dans ontspringen: je kunt gebruik maken van de kleineondernemersregeling (KOR). Dit betekent dat je dan wordt vrijgesteld van het heffen van btw en het doen van aangifte voor de omzetbelasting. Dat scheelt veel rompslomp.

Je mag zelf bepalen of je hieraan meedoet. Denk wel goed na of je dat wil, want deze regeling is niet voor iedereen aan te bevelen. Als je bijvoorbeeld veel investeringen doet en daardoor veel btw kunt aftrekken, kan de KOR ongunstig uitpakken.

Maar heb je bijvoorbeeld veel particuliere klanten, die betaalde btw dus niet kunnen aftrekken, dan kan het verstandig zijn om juist wèl van deze regeling gebruik te maken. Het drukt namelijk de prijs van je product of dienst als je geen btw hoeft te heffen.

Je kunt de KOR aanvragen na het eerste kwartaal na inschrijving.

10. Verhoog waar nodig je voorlopige aanslag

Bij de fiscus gaat de kost voor de baat uit. Je krijgt aan het begin van het jaar een voorlopige aanslag, op basis van een inschatting van je omzet voor dat jaar. Je kunt dit bedrag gespreid betalen of in één keer, in ruil voor een klein beetje belastingkorting.

Verwacht je een hogere omzet, pas dan je voorlopige aanslag aan, om te voorkomen dat je later een groot bedrag ineens moet bijbetalen.

11. Zorg dat je facturen aan alle eisen voldoen

Wil je de fiscus te vriend houden, zorg er dan voor dat je facturen aan alle eisen voldoen. Zo moet op elke rekening een uniek, opeenvolgend factuurnummer staan, om fraude te voorkomen.

Het is handig om jaartallen in je factuurnummers op te nemen, zodat je deze makkelijk kunt terugvinden. Doe dat liefst aan het begin, zodat je zeker weet dat de facturen opeenvolgend zijn. Je eerste factuur krijgt dan bijvoorbeeld nummer 2022.0001. De tweede factuur wordt dan 2022.0002, de volgende 2022.0003, enzovoort.

Zorg er wel voor dat je factuurnummer voldoende ruimte biedt om te kunnen doornummeren. Als je begint met factuurnummer 202001, kun je dat jaar slechts 99 rekeningen versturen.

Ben je btw-plichtig, vergeet dan niet je btw-identificatienummer op je facturen te zetten.

12. Bewaar je administratie

Tot slot is een degelijke administratie een must, om straks makkelijk aangifte te kunnen doen en bewijzen te kunnen overhandigen als de Belastingdienst hier om vraagt.

Je bent wettelijk verplicht om je administratie zeven jaar te bewaren. Deze bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van september 2022 mag je dus pas in 2030 weggooien. Als je niet aan je bewaarplicht voldoet, riskeer je een boete en strafrechtelijke vervolging, dus wees daar niet slordig in.

Lees meer over zelfstandig ondernemerschap:

• Zo krijg je als zzp’er je administratie op orde: 5 tips van de Belastingdienst
• Tegen welke risico’s moet je je als zzp’er verzekeren?
• Hoe bepaal ik mijn uurtarief? Volg dit stappenplan en trap niet in deze 7 valkuilen
• Zzp’er: hoe word je het? Wat verdien je? Wanneer ben je geschikt voor de zzp?